Die Planung eines Firmenevents erfordert Planung und Organisation zugleich. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, um zu lernen, wie Sie eine Firmenfeier planen, werden Sie feststellen, dass jedes nachfolgende Geschäftsereignis ein bisschen einfacher zu planen ist.
6 Schritte zu Ihrer perfekten Eventplanung
1.Ein Firmenevent ist eine Investition Ihres Unternehmens in die Vermarktung eines Produkts oder eines anderen Aspekts Ihres Unternehmens. Um die Rendite Ihrer Investition zu maximieren, müssen Sie einen funktionierenden Ereignisplanungsprozess entwickeln.
2.Bestimmen Sie den Umfang Ihrer Veranstaltung, indem Sie entscheiden, welche Auswirkungen Sie erzielen möchten. Sie können beispielsweise entscheiden, dass eine Produkteinführung in einer großen Halle durchgeführt werden soll, während eine informelle Wertschätzungsparty für Ihr Lager geeignet wäre.
Erstellen Sie auf einem Blatt Papier eine Liste mit allem, was Sie mit Ihrer Veranstaltung erreichen möchten, und legen Sie dann anhand dieser Liste den Umfang der Veranstaltung fest.
2. Stellen Sie eine Gästeliste zusammen, die alle Personen enthält, die Sie zu der Veranstaltung einladen möchten. Wenn Sie planen, eine Veranstaltung zu veranstalten, die für die Öffentlichkeit zugänglich ist, müssen Sie immer noch einschätzen, was Ihrer Meinung nach die Teilnahme sein wird.
3. Betrachten Sie ein Thema für Ihre Veranstaltung. Wenn Sie beispielsweise eine Veranstaltung zur Wertschätzung von Kunden haben, kann es interessant sein, daraus einen Kostümball zu machen. Wenn Sie ein Thema entwickeln, können Sie festlegen, wie das Ereignis dekoriert werden soll.
4. Erstellen Sie eine Liste mit Veranstaltungsdekorationen, Referenten und Einrichtungskosten, einschließlich Catering und Miethilfe, die für die Durchführung der Veranstaltung erforderlich sind. An dieser Stelle wissen Sie den Umfang Ihrer Veranstaltung – wie viele Personen Sie besuchen möchten und welche Art von Displays und Dekorationen.
So können Sie feststellen, ob Sie die Veranstaltung in Ihrer Einrichtung durchführen oder eine Halle mieten müssen. Die Kosten für die Miete von Möbeln für die Firmenfeier müssen ebenfalls als Teil der Kosten für Ihre Veranstaltungskosten berücksichtigt werden.
5. Verteilen Sie eine Beschreibung der Veranstaltung unter Ihren Mitarbeitern und bitten Sie um Freiwillige, die bei der Durchführung der Veranstaltung helfen. Je weniger Personal Sie bezahlen müssen, desto mehr Geld sparen Sie bei der Veranstaltung.
6. Bestimmen Sie, wie Sie Ihre Veranstaltung bewerben möchten. Wenn Sie nur eine Einladung durchführen, fallen nur die Einladungen und das Porto an. Wenn Sie eine Veranstaltung durchführen, die für die Öffentlichkeit zugänglich ist, müssen Sie eine Liste der Werbekosten für Medien wie Radio, Fernsehen und Print erstellen.
7.Stellen Sie alle Ihre Informationen in einem Budget zusammen. Das Budget sollte detaillierte Aspekte darüber enthalten, wie das Geld ausgegeben wird, wie viel jede Werbebuchung kostet und wie viel die Veranstaltung insgesamt ausmacht. Ergänzen Sie alle Kosten um 20 Prozent, um Änderungen im Plan oder Probleme bei der Planung und Durchführung von Ereignissen zuzulassen.
Planen Sie Ihre Veranstaltung mindestens drei bis sechs Monate vor der Veranstaltung. Einen Saal zu reservieren, Werbung zusammenzustellen, Gäste und Displays für die Veranstaltung zu bestätigen, sich für ein Menü zu entscheiden und die Dekorationen zusammenzubringen, braucht Zeit.
Nehmen Sie sich genügend Zeit, um Ihre Veranstaltung richtig zu gestalten.
